Quy trình triển khai ERP SohoAZ
Sáu bước để đưa cả doanh nghiệp từ Excel, sổ tay và tin nhắn sang một hệ thống — có người đi cùng ở từng bước.
-
1
Khảo sát
Ngồi cùng các phòng ban, vẽ lại quy trình đang chạy, chỉ ra chỗ tắc và chỗ đang làm tay.
- Doanh nghiệp chuẩn bị
- Danh sách phòng ban, quy trình chính, chứng từ đang dùng
- Kết quả bàn giao
- Bản đồ quy trình hiện tại và đề xuất phân hệ theo thứ tự ưu tiên
-
2
Cấu hình
Dựng công ty, chi nhánh, kho, vai trò, quy trình duyệt và mẫu in theo đúng cách doanh nghiệp vận hành.
- Doanh nghiệp chuẩn bị
- Cơ cấu công ty, chi nhánh, kho; ai được xem gì, ai duyệt gì
- Kết quả bàn giao
- Hệ thống được dựng sẵn theo tổ chức của bạn, có tài khoản thử
-
3
Chuyển dữ liệu
Đưa khách hàng, hàng hóa, tồn đầu kỳ, công nợ đầu kỳ từ Excel hoặc phần mềm cũ sang, có đối chiếu.
- Doanh nghiệp chuẩn bị
- Tệp Excel khách hàng, hàng hóa, tồn đầu kỳ, công nợ đầu kỳ
- Kết quả bàn giao
- Dữ liệu đã chuyển và đối chiếu khớp số với sổ sách hiện tại
-
4
Đào tạo
Hướng dẫn theo vai trò: nhân viên bán hàng, thủ kho, kế toán, quản lý — mỗi người học đúng phần mình dùng.
- Doanh nghiệp chuẩn bị
- Danh sách người dùng theo vai trò
- Kết quả bàn giao
- Mỗi vai trò có buổi hướng dẫn riêng và tài liệu thao tác
-
5
Vận hành
Chạy song song có kiểm soát, xử lý vướng mắc ngay trong những tuần đầu.
- Doanh nghiệp chuẩn bị
- Một nhóm dùng thật trước, phần còn lại theo sau
- Kết quả bàn giao
- Toàn công ty làm việc trên SohoAZ, vướng mắc được xử lý ngay
-
6
Đồng hành
Mở rộng thêm phân hệ khi doanh nghiệp sẵn sàng; hỗ trợ và cập nhật liên tục.
- Doanh nghiệp chuẩn bị
- Nhu cầu mới khi doanh nghiệp lớn lên
- Kết quả bàn giao
- Phân hệ mới, chi nhánh mới, báo cáo mới — trên dữ liệu đã có
Nguyên tắc khi triển khai
Đi từ chỗ đau nhất
Không bật cả 18 phân hệ cùng lúc. Bắt đầu ở nơi doanh nghiệp mất thời gian và tiền nhiều nhất.
Số liệu phải khớp
Tồn kho, công nợ đầu kỳ chuyển sang được đối chiếu với sổ sách trước khi chạy thật.
Người dùng thật quyết định
Nhân viên bán hàng, thủ kho, kế toán dùng thử và góp ý trước khi chốt cấu hình.
Bắt đầu bằng một buổi khảo sát
Trong buổi đầu, SohoAZ nghe quy trình hiện tại và đề xuất lộ trình phù hợp.