Cách chọn phần mềm ERP: 10 câu hỏi nên đặt trước khi ký hợp đồng
Chọn sai ERP tốn kém hơn nhiều so với chi phí bản quyền: thời gian của cả công ty, dữ liệu phải chuyển lại, nhân viên mất niềm tin. Mười câu hỏi dưới đây giúp bạn đánh giá trước khi quyết định.
Về nghiệp vụ
- Phần mềm có chạy được đúng quy trình chính của chúng tôi không? Hãy yêu cầu demo bằng chính quy trình của bạn, không phải kịch bản mẫu của nhà cung cấp.
- Phần nào dùng được ngay, phần nào phải tùy chỉnh? Mỗi phần tùy chỉnh là thêm thời gian và chi phí bảo trì.
- Báo cáo quản trị có lấy số trực tiếp từ nghiệp vụ không? Hay vẫn phải xuất ra bảng tính để ghép?
Về tổ chức và quyền
- Có quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh không? Kể cả khi hiện tại bạn chỉ có một, hãy hỏi cho kế hoạch ba năm tới.
- Phân quyền được tới mức nào? Nhân viên chi nhánh A có bị chặn xem dữ liệu chi nhánh B không, và việc chặn đó kiểm tra ở máy chủ hay chỉ ẩn trên giao diện?
- Quy trình duyệt có cấu hình theo hạn mức tiền không? Có lịch sử duyệt và ủy quyền khi vắng không?
Về triển khai
- Ai triển khai và đào tạo? Có kế hoạch theo giai đoạn, có người phụ trách cụ thể không?
- Dữ liệu cũ chuyển sang thế nào? Khách hàng, hàng hóa, tồn đầu kỳ, công nợ đầu kỳ có công cụ nhập và đối chiếu không?
Về chi phí và dữ liệu
- Tổng chi phí trong ba năm là bao nhiêu? Gồm phí thuê bao, phí triển khai, phí tùy chỉnh, phí hỗ trợ — không chỉ giá trên bảng giá.
- Dữ liệu thuộc về ai, xuất ra được không? Hợp đồng cần ghi rõ quyền sở hữu dữ liệu, chính sách sao lưu và cách xuất dữ liệu khi ngừng dịch vụ.
Một lời khuyên cuối
Đừng chọn phần mềm có nhiều tính năng nhất. Hãy chọn phần mềm giải quyết tốt nhất ba việc đau nhất của bạn hôm nay, và có đường mở rộng rõ ràng cho những việc tiếp theo.