Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ: bắt đầu từ đâu

Chuyển đổi số không phải là mua thêm công cụ

Nhiều doanh nghiệp đã "số hóa" theo nghĩa có máy tính, có phần mềm kế toán, có nhóm chat. Nhưng thông tin vẫn nằm rải rác, và mỗi khi cần một con số tổng hợp lại phải có người ngồi ghép.

Chuyển đổi số đúng nghĩa là thay đổi cách thông tin chạy trong doanh nghiệp: dữ liệu được tạo ra một lần tại nơi phát sinh, tự đi tới người cần dùng, và người quản lý ra quyết định dựa trên số liệu hiện tại thay vì báo cáo cuối tháng.

Bước 1: Chọn ba việc đau nhất

Hỏi trưởng các bộ phận: việc gì làm đi làm lại mỗi ngày, việc gì hay sai, việc gì phải chờ người khác. Thường kết quả rơi vào: tra tồn kho, đối chiếu công nợ, tổng hợp doanh số, phê duyệt chi tiền, bàn giao khách khi nhân viên nghỉ.

Chỉ chọn ba việc. Số hóa mọi thứ cùng lúc là cách nhanh nhất để không việc nào xong.

Bước 2: Vẽ lại quy trình hiện tại

Trước khi đưa lên phần mềm, ghi lại quy trình đang chạy thật — không phải quy trình trên giấy. Ai làm, dùng chứng từ gì, chuyển cho ai, chờ ai duyệt. Bước này thường lộ ra những việc thừa có thể bỏ ngay, kể cả khi chưa có phần mềm.

Bước 3: Làm sạch dữ liệu gốc

Phần mềm tốt mấy cũng không cứu được dữ liệu sai. Ba nhóm dữ liệu cần làm sạch trước:

• Khách hàng: gộp trùng, thống nhất tên, số điện thoại, mã số thuế.
• Hàng hóa: mã hàng thống nhất, đơn vị tính và quy đổi rõ ràng.
• Số dư đầu kỳ: tồn kho thực tế sau kiểm kê, công nợ đã đối chiếu với khách và nhà cung cấp.

Bước 4: Đưa người vào dùng

Phần lớn dự án chuyển đổi số thất bại vì con người, không phải vì công nghệ. Một vài nguyên tắc giúp nhân viên chấp nhận hệ thống mới:

• Đào tạo theo vai trò: thủ kho chỉ học phần kho, kinh doanh chỉ học phần bán hàng.
• Chọn một người nòng cốt ở mỗi bộ phận để hỗ trợ đồng nghiệp.
• Có ngày chuyển hẳn: sau ngày đó, việc không có trên hệ thống coi như chưa làm.
• Lãnh đạo dùng trước: duyệt trên hệ thống, xem báo cáo trên hệ thống.

Bước 5: Đo kết quả và mở rộng

Sau một đến hai tháng, so lại ba việc đã chọn: thời gian xử lý giảm bao nhiêu, sai sót còn bao nhiêu. Khi ba việc đầu đã chạy ổn, chọn ba việc tiếp theo. Chuyển đổi số là một chuỗi bước nhỏ liên tục, không phải một dự án có ngày kết thúc.