Quản lý kho theo lô và hạn dùng: FIFO, FEFO và cách làm đúng

Vì sao phải quản lý theo lô

Mỗi lô hàng có ngày sản xuất, hạn dùng và đôi khi chất lượng khác nhau. Quản lý theo lô giúp doanh nghiệp:

• Xuất hàng sắp hết hạn trước, giảm hàng hủy.
• Khi nhà sản xuất thu hồi một lô, biết ngay lô đó đã bán cho khách nào.
• Đối chiếu chính xác với chứng từ nhập của nhà cung cấp.

FIFO và FEFO khác nhau thế nào

FIFO (First In, First Out) — nhập trước xuất trước: lô nào về kho trước thì xuất trước. Phù hợp với hàng không có hạn dùng hoặc hạn dùng rất dài.

FEFO (First Expired, First Out) — hết hạn trước xuất trước: lô nào có hạn dùng gần nhất thì xuất trước, kể cả khi về sau. Đây là nguyên tắc nên dùng với hàng có hạn dùng, vì hai lô về cách nhau một tuần có thể có hạn dùng cách nhau nhiều tháng.

Ghi lô ngay từ khi nhập kho

Mọi thứ bắt đầu từ phiếu nhập. Mỗi dòng hàng nhập cần ghi số lô và hạn dùng đúng như trên bao bì và chứng từ của nhà cung cấp. Nếu bỏ qua bước này, mọi báo cáo về lô phía sau đều không đáng tin.

Chọn đúng lô khi xuất

Khi lập phiếu xuất, phần mềm nên gợi ý lô theo nguyên tắc FEFO và chỉ cho chọn lô còn tồn. Thủ kho lấy hàng theo đúng lô trên phiếu; nếu lấy lô khác thì sửa phiếu trước khi xác nhận, để sổ kho khớp với thực tế.

Theo dõi hàng sắp hết hạn

Đặt ngưỡng cảnh báo phù hợp với ngành, ví dụ 90 ngày hoặc 180 ngày trước hạn dùng. Danh sách hàng sắp hết hạn nên được kho và kinh doanh xem định kỳ để quyết định: đẩy bán, chuyển kho, trả nhà cung cấp hay chuẩn bị hủy.

Kiểm kê theo lô

Kiểm kê không chỉ đếm tổng số lượng mà đếm theo từng lô. Chênh lệch giữa các lô thường cho thấy thủ kho xuất sai lô, cần chấn chỉnh trước khi thành vấn đề lớn hơn.