Quản lý công nợ phải thu: 7 việc giúp doanh nghiệp thu tiền đúng hạn
Bán được hàng mới là một nửa. Nửa còn lại là thu được tiền. Công nợ quá hạn kéo dài không chỉ làm thiếu tiền mặt mà còn tăng rủi ro mất trắng.
1. Đặt hạn mức và điều khoản thanh toán cho từng khách
Mỗi khách nên có thời hạn thanh toán và hạn mức nợ tối đa rõ ràng. Khi khách vượt hạn mức hoặc đang có nợ quá hạn, đơn hàng mới cần được người có thẩm quyền xem xét trước khi giao.
2. Ghi công nợ theo từng hóa đơn
Theo dõi công nợ theo tổng số dư dễ gây tranh cãi. Ghi theo từng hóa đơn, từng đơn hàng giúp biết chính xác khoản nào đã thu, khoản nào còn nợ và đã quá hạn bao lâu.
3. Theo dõi tuổi nợ
Báo cáo tuổi nợ chia công nợ theo nhóm: chưa đến hạn, quá hạn dưới 30 ngày, 30–60 ngày, 60–90 ngày, trên 90 ngày. Khoản nợ càng già càng khó thu; cần tập trung xử lý từ nhóm quá hạn ngắn trước khi chúng trở thành nợ khó đòi.
4. Nhắc trước hạn, không chỉ sau hạn
Nhắc khách vài ngày trước hạn thanh toán là cách lịch sự và hiệu quả nhất. Phần lớn khoản chậm trả không phải do khách không muốn trả mà do bị quên hoặc chứng từ chưa tới đúng người.
5. Giao trách nhiệm thu cho người cụ thể
Công nợ của khách nào gắn với nhân viên kinh doanh phụ trách khách đó. Khi kế toán và kinh doanh cùng thấy danh sách nợ đến hạn, không còn cảnh đùn đẩy giữa hai bộ phận.
6. Cập nhật ngay khi thu tiền
Phiếu thu cần gắn với hóa đơn và được ghi ngay khi tiền về. Công nợ cập nhật chậm dẫn tới nhắc nhầm khách đã trả — điều làm hỏng quan hệ nhanh nhất.
7. Đối chiếu công nợ định kỳ
Gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách theo tháng hoặc quý. Sai lệch được phát hiện sớm khi chứng từ còn đầy đủ, thay vì đến lúc quyết toán cuối năm mới tranh cãi.